¿Cómo es una buena reunión virtual?

¿Cuándo debe o no activar la cámara? ¿Cómo debe intervenir si tiene una duda? ¿Qué debe hacer si necesita contestar una llamada telefónica?

Seguramente usted ya es un experto en reuniones virtuales, pero es también posible que no esté cumpliendo con los protocolos de comportamiento que tienen este tipo de encuentros.

Tome nota de estas pautas para que la buena comunicación y el respeto primen en sus próximas reuniones virtuales de trabajo.

1. Ubíquese en lugar donde menos ruido ambiente haya en su casa. Un espacio con buena iluminación natural, preferiblemente al lado de una ventana, evitando contraluz.

2. Infórmele a las personas que viven con usted que entrará a una reunión virtual y que necesitará de silencio por parte de ellos.

3. Tenga una buena presentación personal durante las reuniones, a pesar de que está en casa, no olvide que está en horario laboral y que lucir presentable es una muestra de respeto hacia los participantes de la reunión.

4. Active siempre la cámara en las reuniones, este es un gesto de respeto en el proceso de comunicación. La distancia ideal de la cámara es desde la cabeza a la altura del pecho.

5. Silencie su micrófono si no va a participar durante un tema de la reunión, para evitar que ruidos de ambiente, voces o sonidos de su casa interrumpan la conversación.

6. Antes de compartir su pantalla revise qué aplicaciones, páginas web o chats tiene abiertos y encienda la opción de No Molestar en su dispositivo.

7. Si tiene una duda relacionada con el tema que un compañero esté hablando o presentando, no lo interrumpa, utilice la funcionalidad de chat o use la opción de alzar la mano, para hacer su comentario.

9. Cuando le digan que su voz se escucha entrecortada, apague por momentos su videocámara para que el consumo de ancho de banda sea menor.

10. Evite alejarse del computador o celular y dejar la cámara encendida. Si necesita ausentarse de la reunión por unos instantes, silencie su audio, desactive la cámara e informe en el chat que se alejará por unos minutos.

11. No es de buena educación digital hablar o chatear por celular, conversar con alguien de su casa, comer, peinarse, entre otras actividades, mientras está conectado a una reunión.

12. No use los fondos de pantalla de paisajes que ofrece los programas de reuniones virtuales.  Si no desea mostrar parte de su espacio opte por algún background neutro o un color sólido.

13. Procure que las videollamadas sean lo más cortas posibles, con eso garantiza que la atención de todos los asistentes esté puesta en el mensaje que quiere entregar.